Gemakkelijker vergaderen en archiveren
Tekst: Kees Posthumus | Beeld: Bestuursgemak
Nooit meer slingerende vergaderstukken, verouderde versies, rommelige overdrachten of incomplete archieven. Alle vergaderstukken staan in één digitale omgeving, dankzij Bestuursgemak.
Gert-Jan van der Wal is directeur van Bestuursgemak. Hij houdt kantoor in zijn woonhuis aan de rand van Veenendaal, met uitzicht op de Utrechtse Heuvelrug.
Hoe begon het?
“Ik was hervormd diaken in Melissant en later kerkvoogd in de Hersteld Hervormde Gemeente hier in Veenendaal. Toen ik daarmee stopte, bleek de overdracht van stukken niet goed geregeld te zijn. Ik had mijn
stukken wel overgedragen, maar ontdekte na een tijd dat er op een plank nog een ordner met stukken stond. Zo gaat dat in kerken. Op allerlei plaatsen staan allerlei stukken, van belangrijke documenten tot terloopse
notities. Op pc’s, laptops, USB-sticks, losse harde schijven, in de cloud. Dat is zeker niet handig, omdat je als kerk gehouden bent aan de AVG, Algemene Verordening Gegevens.
In de kerkenraad speelt de scriba hierin een centrale rol. Hij heeft veel, deelt veel en heeft veel te bieden aan het archief en het geheugen van de gemeente zelf. Dat geldt ook voor de secretarissen van de colleges van
kerkrentmeesters en diakenen.”
U dacht: dat kan beter.
“Ik kreeg een verzoek van het landelijk bureau van de Hersteld Hervormde Kerk: hoe houden we onze spullen op orde met mensen die overal in het land wonen en werken? In mijn bedrijf BCA Interim Management ben ik
betrokken bij projecten en advisering rond bedrijfsvoering en daarbij is automatisering een belangrijke factor. Bovendien ken ik de kerk als ambtsdrager van binnenuit, ik weet hoe het werkt en wat nodig is.
Het begon als een onderzoeks- en adviesvraag: hoe lossen we dit op? Dat werd een project waar een oplossing voor vergaderen en archiveren uit voortkwam. Daarna adviseerde mijn accountant mij om dit beschikbaar te
maken voor kerken en gemeenten.”
Hoe werkt Bestuursgemak?
“Wij maakten Microsoft 365, een bestaande oplossing, geschikt voor organisaties die veel vergaderen en veel met vrijwilligers werken, waaronder kerken. Zo ontstond een digitaal platform voor documentbeheer, samenwerken, e-mail en archiveren. Je kunt Microsoft 365 zien als een gereedschapskist van een timmerman, waarmee hij zijn vak kan uitoefenen.
Lees het volledige artikel in Kerkmagazine juni 2026. U kunt dat hier gratis downloaden.